1. Trường hợp mất thẻ đoàn viên: tiến hành cấp lại thẻ theo các bước sau:

Bước 1: Ban Chấp hành Chi đoàn lập danh sách những đoàn viên mất thẻ đoàn nhưng còn sổ đoàn viên báo cáo và đề nghị Ban Chấp hành Đoàn cơ sở cấp lại thẻ đoàn viên.

Bước 2: Căn cứ thông tin trong sổ đoàn viên, và Nghị quyết kết nạp Đoàn Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tiến hành ghi lại đầy đủ thông tin của đoàn viên trong sổ đoàn viên vào thẻ đoàn viên (ngày vào Đoàn, Nơi kết nạp, nơi cấp thẻ,…).

Bước 3: Ban chấp hành Đoàn cơ sở tổng hợp danh sách đoàn viên mất thẻ Đoàn, thẻ đoàn phục hồi và sổ đoàn viên của những đoàn viên mất thẻ gửi về Ban thường vụ Huyện Đoàn để đối chiếu hồ sơ và đóng dấu thẻ Đoàn.

2. Trường hợp mất Nghị quyết kết nạp đoàn (tuy nhiên vẫn còn sổ Đoàn viên): tiến hành cấp lại theo các bước như sau:

Bước 1: Ban Chấp hành Chi đoàn lập danh sách những đoàn viên mất Nghị quyết kết nạp Đoàn nhưng còn sổ đoàn viên báo cáo và đề nghị Ban Chấp hành Đoàn cơ sở trực tiếp cấp lại Nghị quyết kết nạp đoàn viên.

Bước 2: Căn cứ thông tin trong sổ đoàn viên, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tiến hành cấp lại Nghị quyết cho đoàn viên. Cần ghi lại đầy đủ thông tin theo Nghị quyết cũ, tuy nhiên ở phần ký tên của Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở cấp lại Nghị quyết ghi chú dòng chữ "Nghị quyết được cấp lại ngày....tháng ....năm và ký tên, đóng dấu ở góc trái của Nghị quyết mới.

3. Trường hợp mất sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn: tiến hành cấp lại theo các bước như sau:

               Bước 1: Sau khi đoàn viên báo cáo bị mất sổ đoàn…hướng dẫn đoàn viên làm bản tường trình về quá trình từ khi kết nạp đoàn và tham gia hoạt động Đoàn đến khi bị thất lạc hồ sơ, nêu nguyên nhân bị thất lạc hồ sơ, phải có xác nhận của cơ sở đoàn mà đoàn viên sinh hoạt trước khi chuyển đến đơn vị hiện tại.

                Bước 2: Căn cứ vào xác nhận trong bản tường trình và hồ sơ còn lại, tiến hành xử lý:

            - Làm lại toàn bộ hồ sơ hoặc bổ túc hồ sơ thiếu đối với đoàn viên không vi phạm kỷ luật, không bỏ sinh hoạt Đoàn theo quy định của Điều lệ, không bị xóa tên khỏi danh sách đoàn viên. Hồ sơ mới được làm lại dựa trên thông tin trước đó của người đoàn viên về ngày kết nạp đoàn, nơi kết nạp đoàn, và toàn bộ quá trình tham gia sinh hoạt đoàn, thành tích của đoàn viên từ khi kết nạp đến thời điểm hiện tại vào sổ đoàn viên mới. Đồng thời Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra quyết định khôi phục hồ sơ đoàn viên (theo mẫu bên dưới ) và xác nhận trong hồ sơ mới của đoàn viên, quy trình cụ thể:

+        Bổ sung đầy đủ thông tin của đoàn viên trong sổ đoàn viên.

+        Đối với Nghị quyết kết nạp đoàn viên: điền đầy đủ thông tin về ngày kết nạp, đơn vị kết nạp…. Ở phía góc trái của mẫu Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ký xác nhận khôi phục hồ sơ đoàn viên với nội dung sau: khôi phục hồ sơ đoàn viên …………… theo quyết định số…… ngày ….. tháng … năm …… của Ban Chấp hành Đoàn ………….về việc khôi phục hồ sơ đoàn viên

+        Ghi nhận lại toàn bộ quá trình phấn đấu, thành tích của đoàn viên vào phần nhận xét, đánh giá của sổ đoàn viên.

+        Tiếp tục quản lý đoàn viên theo số quyết định khôi phục đoàn viên, , đính kèm quyết định khôi phục vào sổ đoàn viên mới cho đoàn viên

            - Tạo điều kiện cho đoàn viên phấn đấu kết nạp lại nếu gián đoạn sinh hoạt Đoàn quá lâu (từ 1 năm trở lên) hoặc không có xác nhận của Đoàn cơ sở trước khi chuyển đến Đoàn cơ sở mới.

            Mẫu quyết định

QUYẾT ĐỊNH

Về việc khôi phục hồ sơ đoàn viên

-----------

          - Căn cứ Điều lệ Đoàn và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh;

- Căn cứ đề nghị khôi phục hồ sơ đoàn viên của Chi đoàn…………………… và bản tường trình về quá trình tham gia sinh hoạt đoàn của đoàn viên;

          - Xét quá trình rèn luyện, phấn đấu của đoàn viên thời gian qua.

BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN XÃ ………………. 

QUYẾT ĐỊNH

          Điều 1: Khôi phục hồ sơ đoàn viên của đồng chí..................................

          - Sinh ngày: ..........................................................................................

          - Quê quán: ...........................................................................................

          - Sinh hoạt tại Chi đoàn: .......................................................................

          - Ngày kết nạp Đoàn: ...........................................................................

          - Nơi kết nạp Đoàn: ..............................................................................

          Theo Nghị quyết số …. ngày …/…/…. của Ban Chấp hành Đoàn …

          Điều 2: Ban Chấp hành Chi đoàn ……………. có trách nhiệm thực hiện tốt công tác quản lý đoàn viên, định kỳ thực hiện việc đánh giá, phân loại đoàn viên theo đúng quy trình, thủ tục của Điều lệ Đoàn và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Điều 3: Chi đoàn … và đồng chí có tên trên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.