I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN:

1. Mục đích:

Là biện pháp để nắm chắc đoàn viên về hồ sơ, tư tưởng và hoạt động, từ đó thiết kế tổ chức phong trào cho phù hợp.

2. Quản lý cá nhân đoàn viên:

Từ khi chuyển đến hoặc được kết nạp đến khi chuyển đi hoặc trưởng thành.

- Lập hồ sơ cá nhân (đối với kết nạp) hoặc tiếp nhận hồ sơ chuyển đến – kiểm tra hồ sơ (đối với chuyển sinh hoạt đến).- Ghi danh sách vào sổ chi đoàn

- Nắm được hoàn cảnh, trình độ, năng khiếu, quá trình hoạt động qua hồ sơ đoàn viên. Đến thăm nơi ở.

- Phân công tham gia hoạt động, nắm tư tưởng và năng lực qua quá trình hoạt động.

- Thường xuyên gặp gỡ góp ý, hướng dẫn giúp đỡ công tác.

- Cuối năm họp chi đoàn nhận xét phân tích chất lượng đoàn viên và ghi nhận xét vào sổ đoàn viên.

- Làm thủ tục nhận xét khi đoàn viên chuyển hoặc trưởng thành Đoàn.

3. Quản lý đội ngũ đoàn viên:

(Phải đảm bảo có đầy đủ sổ và cập nhật thường xuyên)

- Bổ sung, điều chỉnh danh sách đoàn viên khi có đoàn viên mới kết nạp, chuyển đến, chuyển đi hoặc trưởng thành…

- Ghi đầy đủ các nội dung trong sổ chi đoàn.

- Ghi đầy đủ, cụ thể biên bản các buổi họp chi đoàn trong sổ chi đoàn.

- Định kỳ tổng hợp báo cáo số liệu tổ chức về Đoàn cấp trên theo yêu cầu.

- Định kỳ tổng hợp phân tích đoàn viên của chi đoàn trên các mặt (trình độ, năng lực, cơ cấu…) để định hướng tổ chức hoạt động phù hợp, hoặc bàn trong Ban chấp hành để có biện pháp giúp đỡ đoàn viên.

II. CÔNG TÁC KẾT NẠP ĐOÀN VIÊN MỚI, TRAO THẺ ĐOÀN:

* Thực hiện theo quy trình:

Bước 1: Xác định đối tượng bồi dưỡng kết nạp:

- Chọn lựa thanh niên ưu tú, tích cực hoạt động, muốn phấn đấu vào Đoàn, cử tham gia lớp tìm hiểu về Đoàn do Đoàn cấp trên tổ chức. Phân công đoàn viên hỗ trợ giúp đỡ.

- Giao nhiệm vụ thử thách rèn luyện.

- Hướng dẫn viết đơn xin vào Đoàn.

Bước 2: Họp chi đoàn xét đề nghị kết nạp

- Họp chi đoàn giới thiệu nhận xét đối tượng, biểu quyết đề nghị kết nạp vào Đoàn.

- Lập biên bản, làm công văn đề nghị lên Đoàn cấp trên.

- Lập hồ sơ đoàn viên, đoàn viên khai, xác minh lý lịch, kèm hình ảnh (để làm thẻ Đoàn) gửi về Đoàn cấp trên.

Bước 3: Tổ chức lễ kết nạp đoàn viên mới

Sau khi đoàn cấp trên có quyết định chuẩn y kết nạp đoàn viên mới, trong vòng một tháng kể từ ngày ký quyết định, chi đoàn có trách nhiệm tổ chức lễ kết nạp.

- Thông báo đến đoàn viên chi đoàn và phân công chuẩn bị lễ kết nạp.

- Mời dự lễ kết nạp: đoàn viên, thanh niên được kết nạp (có thể mời thêm gia đình, bạn thân của người được kết nạp cùng dự), cấp ủy chi bộ, Ban điều hành khu phố, tổ dân phố, Đoàn cấp trên, tổ hội đoàn thể bạn.

* Chương trình lễ kết nạp đoàn viên mới:

- Văn nghệ đầu giờ.

- Chào cờ, hát quốc ca, Đoàn ca, phút tưởng niệm.

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

- Bí thư (Phó bí thư) chi đoàn báo cáo việc xét kết nạp đoàn viên mới. Nêu ngắn gọn về quá trình rèn luyện phấn đấu, những ưu điểm và hạn chế cơ bản của người được kết nạp. Đọc Nghị quyết chuẩn y kết nạp, quyết định trao thẻ Đoàn của Đoàn cấp trên (người được kết nạp đứng lên).

- Đại diện Đoàn cấp trên hoặc cấp ủy Đảng trao quyết định, thẻ Đoàn và gắn huy hiệu cho Đoàn viên mới.

- Đoàn viên mới đọc lời hứa: “Được vinh dự trở thành Đoàn viên Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, trước cờ Tổ quốc, cờ Đoàn, trước chân dung của Bác Hồ vĩ đại, trước toàn thể các đồng chí, tôi xin hứa:

Đọc 3 nhiệm vụ của người đoàn viên.

“Xin hứa!”

- Người giới thiệu thanh niên vào Đoàn phát biểu hứa tiếp tục giúp đỡ đoàn viên mới.

- Đại diện Đoàn cấp trên hoặc cấp ủy phát biểu.

- Chào cờ bế mạc.

Lưu ý: khi tổ chức kết nạp nhiều người thì Bí thư chi đoàn đọc nhận xét từng người và giới thiệu những thanh niên đó rồi đọc nghị quyết kết nạp. Sau đó các đoàn viên đứng lên, đồng chí Bí thư (Phó Bí thư) trao quyết định và gắn huy hiệu cho từng người. Một người thay mặt đọc lời hứa, sau khi đọc xong, tất cả những người được kết nạp cùng hô: Xin hứa!

III. CÔNG TÁC TRƯỞNG THÀNH ĐOÀN:

Mục đích: Công nhận trưởng thành Đoàn là việc tổ chức Đoàn trân trọng ghi nhận những đóng góp của đoàn viên cho Đoàn, công nhận quá trình rèn luyện và trưởng thành của đoàn viên.

+ Đoàn viên chi đoàn góp ý cho bản tự nhận xét, mặt mạnh, hạn chế của đoàn viên, biểu quyết xếp loại đoàn viên.

- Ban chấp hành chi đoàn lập biên bản và công văn gởi lên đoàn cấp trên để xem xét công nhận.

- Ban chấp hành Đoàn cấp trên họp xét và công bố kết quả cho Ban Chấp hành chi đoàn để công bố đến đoàn viên.

- Ban chấp hành chi đoàn họp thông báo kết quả đến đoàn viên, có nhận xét đánh giá chung để rút kinh nghiệm.

- Ban chấp hành chi đoàn ghi nhận xét và kết quả phân tích chất lượng vào sổ đoàn viên.

IV. GIỚI THIỆU ĐOÀN VIÊN ƯU TÚ SANG ĐẢNG:

1. Mục đích:

Thực hiện nhiệm vụ Đoàn tham gia xây dựng Đảng, giới thiệu nhân tố tích cực ưu tú để Đảng bồi dưỡng kết nạp vào Đảng. Giúp đoàn viên rèn luyện và trưởng thành.

2. Chi đoàn thực hiện các nội dung:

Thực hiện quy trình giới thiệu Đoàn viên ưu tú sang Đảng, chi đoàn thực hiện:

a. Định kỳ hàng năm sau khi có kết quả phân tích chất lượng đoàn viên, Ban Chấp hành chi đoàn báo cáo danh sách đoàn viên xuất sắc lên Ban chấp hành Đoàn phường, xã đề nghị cho viết bài cảm nhận về Đảng.

b. Sau khi đoàn viên xuất sắc viết bài cảm nhận về Đảng, được Ban chấp hành Đoàn cơ sở công nhận Đoàn viên ưu tú, Ban chấp hành chi đoàn thông báo cho chi đoàn biết và báo cáo với chi uỷ để có hướng bồi dưỡng.

c. Ban chấp hành phân công, giao nhiệm vụ cho Đoàn viên ưu tú trong hoạt động chi đoàn một cách cụ thể, theo dõi đánh giá kết quả thực hiện.

d. Qua một quá trình hoạt động nếu Đoàn viên được cấp uỷ công nhận Đối tượng Đảng, xác minh lý lịch và đồng ý xem xét kết nạp vào Đảng thì Ban chấp hành chi đoàn xin ý kiến Đoàn phường, xã tổ chức họp chi đoàn xem xét biểu quyết giới thiệu Đoàn viên ưu tú kết nạp Đảng .

e. Ban chấp hành chi đoàn lập biên bản và gởi về Ban chấp hành Đoàn phường, xã để Ban chấp hành Đoàn phường xã họp xét và ra nghị quyết giới thiệu sang Đảng kết nạp.

g. Sau khi Đoàn viên ưu tú được kết nạp Đảng, Ban chấp hành chi Đoàn tiếp tục giúp đỡ hoạt động, phân công nhiệm vụ công tác.

f. Khi hết thời gian dự bị, Ban chấp hành chi đoàn trao đổi với Ban điều hành nhóm tu dưỡng rèn luyện (nếu có), thống nhất nhận xét đánh giá và tổ chức họp góp ý quá trình phấn đấu của đảng viên dự bị. Lập biên bản gởi Ban chấp hành Đoàn phường, xã.

3. Các vấn đề cần lưu ý:

- Đoàn viên ưu tú phải có trách nhiệm tham gia sinh hoạt trong nhóm tu dưỡng rèn luyện (được thành lập ở cấp Đoàn phường, xã), được chi đoàn giao nhiệm vụ để thử thách rèn luyện.

- Ban chấp hành chi đoàn định kỳ nhân dịp kỷ niệm thành lập Đảng, thành lập Đoàn trao danh sách đoàn viên ưu tú cho chi uỷ. Thường xuyên tiếp xúc trao đổi với cấp uỷ về quá trình phấn đấu của đoàn viên ưu tú.

- Thủ tục đề xuất công nhận đoàn viên ưu tú:

+ Công văn đề nghị công nhận đoàn viên ưu tú.

+ Danh sách trích ngang có tóm tắt thành tích.

+ Biên bản họp chi đoàn xét phân tích chất lượng đoàn viên.

- Hồ sơ trao danh sách đoàn viên ưu tú cho Đảng (chi bộ):

+ Danh sách trích ngang đoàn viên ưu tú.

+ Tóm lược quá trình hoạt động của từng đồng chí, thành tích hoạt động. Nhận xét mặt mạnh, hạn chế.

V. ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN:

VI. KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA BÍ THƯ CHI ĐOÀN
1. Kỹ năng tham mưu, lãnh đạo:
- Tham mưu chi uỷ, Đoàn cấp trên những vấn đề liên quan đến công tác thanh niên, những vấn đề phát sinh cần sự hỗ trợ giúp đỡ. 
- Lãnh đạo trong công tác, định hướng hoạt động của chi đoàn.
- Lãnh đạo về mặt tư tưởng, nắm bắt tư tưởng đoàn viên thanh niên, tác động, tổ chức sinh hoạt tư tưởng.
2. Kỹ năng điều hành, quản lý:
- Điều hành sinh hoạt chi đoàn, hoạt động của Ban chấp hành, phân công phân nhiệm uỷ viên Ban chấp hành.
- Quản lý cán bộ chi đoàn về công việc, về tư tưởng.
- Quản lý hồ sơ đoàn viên, cán bộ, sổ chi đoàn, các văn bản quyết định… 
3. Kỹ năng tổ chức hoạt động:
- Biết thiết kế nội dung chương trình một hoạt động, đợt hoạt động, tổ chức phát động một phong trào…
- Biết làm công tác đoàn vụ, các hội nghị, buổi lễ kết nạp, trưởng thành Đoàn, đại hội, hội nghị chi đoàn. 
- Biết phân công đoàn viên phụ trách các công việc trong chương trình hoạt động
4. Kỹ năng soạn thảo văn bản, trình bày, triển khai một vấn đề:
- Soạn thảo các loại văn bản của chi đoàn như: chương trình, kế hoạch, báo cáo, kiểm điểm, biên bản…
- Biết tổ chức triển khai trình bày một nội dung, một chủ trương, quan điểm, nghị quyết của Đoàn, Đảng. 
5. Kỹ năng hoạt náo:
- Tổ chức sinh hoạt trò chơi, múa, hát, sinh hoạt tập thể, kể chuyện vui, đọc, ngâm thơ .
- Thiết kế một tiết mục sân khấu hóa, tiểu phẩm.
6. Kỹ năng ứng xử, xử lý các mối quan hệ:
- Xử lý các tình huống trong công tác Đoàn. 
- Xử lý các tình huống phát sinh trong quan hệ cá nhân của đoàn viên thanh niên.
- Xác định vai trò vị trí của chi đoàn, Bí thư chi đoàn trong mối quan hệ với với Đoàn cấp trên, với chi uỷ, với các tổ Hội Đoàn thể khác. 

VII. CÁC BIỂU MẪU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC TỔ CHỨC:
Mẫu Nghị quyết Đại hội Chi đoàn
Ngày ____ tháng ____ năm ____
NGHỊ QUYẾT
ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN _______________
NHIỆM KỲ _____ (_____ - _____)
Đại hội chi đoàn _____________ nhiệm kỳ ____ (______-______) với ___ đoàn viên đã diễn ra vào ngày __________. Đại hội đã diễn ra nghiêm túc, trách nhiệm, dân chủ.
Đại hội đã nghe trình bày báo cáo đánh giá hoạt động nhiệm kỳ ____, báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành nhiệm kỳ ____, nội dung phương hướng nhiệm kỳ ______. Trên cơ sở ý kiến thảo luận của Đại hội và kết quả biểu quyết;
QUYẾT NGHỊ
1. Thông qua các văn kiện của Ban chấp hành chi đoàn nhiệm kỳ _____ trình đại hội nhiệm kỳ _____ cùng những nội dung đã được biểu quyết bằng phiếu và công bố trước đại hội.
2. Giao cho Ban chấp hành chi đoàn nhiệm kỳ ______ căn cứ vào kết quả thảo luận, kết quả phiếu biểu quyết đã được công bố, tiếp thu ý kiến chỉ đạo của cấp ủy và Đoàn cấp trên để hoàn chỉnh nội dung văn kiện chính thức của đại hội và ban hành.
3. Ban chấp hành chi đoàn nhiệm kỳ ____ có trách nhiệm cụ thể hóa nghị quyết đại hội, xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện đạt kết quả cao nhất nghị quyết đại hội.
ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN __________
NHIỆM KỲ ____ (_____-______)
___________________________

Mẫu Biên bản phân tích chất lượng đoàn viên và phân loại chi đoàn
Ngày ___ tháng ___ năm ___
BIÊN BẢN
HỌP PHÂN TÍCH CHẤT LƯỢNG ĐOÀN VIÊN VÀ PHÂN LOẠI CHI ĐOÀN _____________ 
NĂM ______
Vào lúc ______ tại _____________
Căn cứ hướng dẫn của Đoàn cấp trên về việc phân tích chất lượng đoàn viên và phân loại chi đoàn.
Chi đoàn ___________ đã tiến hành họp phân tích chất lượng đoàn viên và phân loại chi đoàn với nội dung và kết quả như sau:
1. Thành phần tham dự:
- Chủ tọa: Đ/c ________________; Thư ký: Đ/c _______________
- Đoàn viên tham dự: _______ đồng chí / tổng số đoàn viên chi đoàn
2. Phân tích chất lượng đoàn viên:
- Đ/c _____________ đọc tự kiểm và tự phong loại ________
Góp ý của chi đoàn: + Mạnh: 
+ Hạn chế:
Biểu quyết phân loại của chi đoàn: __________
- Đ/c _____________ đọc tự kiểm và tự phong loại ________
Góp ý của chi đoàn: + Mạnh: 
+ Hạn chế:
Biểu quyết phân loại của chi đoàn: __________
3. Phân loại chi đoàn:
- Ban chấp hành chi đoàn đọc bản tự nhận xét mạnh, hạn chế đánh giá theo tiêu chuẩn xếp loại chi đoàn, đề xuất xếp loại.
- Đoàn viên chi đoàn đóng góp bản nhận xét, biểu quyết xếp loại:
Kết quả phân tích chất lượng đoàn viên:
- _______ đồng chí đạt xuất sắc - tỷ lệ: ____%
- _______ đồng chí đạt khá - tỷ lệ: ____%
- _______ đồng chí đạt trung bình - tỷ lệ: ____%
- _______ đồng chí đạt yếu - tỷ lệ: ____%
- Chi đoàn: ____________
Biên bản kết thúc vào lúc ________ ngày _________

CHỦ TỌA THƯ KÝ
_______________ _______________

Mẫu Biên bản đại hội chi đoàn
Ngày ____ tháng ___ năm ___
BIÊN BẢN ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN ________________________
NHIỆM KỲ ____ (_______-______)
Vào lúc ______ ngày _____________
Tại ____________________________
Chi đoàn _____________ đã tiến hành đại hội nhiệm kỳ ___ ____ (_____-_____) với nội dung như sau:
1. Thành phần tham dự:
- Lãnh đạo: 
- Đoàn viên tham dự: ______ đồng chí / tổng số đoàn viên chi đoàn ____ tỷ lệ %
2. Thành phần điều khiển đại hội:
- Chủ tọa (chủ trì đại hội): Đ/c ________________
- Thư ký đại hội: Đ/c _______________
3. Nội dung văn kiện:
a. Những vấn đề góp ý cho báo cáo hoạt động và báo cáo kiểm điểm:
b. Những vấn đề góp ý cho phương hướng hoạt động và chỉ tiêu:
4. Nhân sự:
a. Góp ý cho đề án nhân sự, biểu quyết đề án:
b. Thảo luận danh sách nhân sự:
- Ý kiến đóng góp: 
- Ứng cử, đề cử:
- Biểu quyết gút danh sách ứng cử viên
c. Bầu tổ bẩu cử và tiến hành bầu cử:
d. Công bố kết quả trúng cử gồm các đồng chí với số phiếu: ____
5. Thông qua Nghị quyết đại hội, biểu quyết Nghị quyết
- Kết quả biểu quyết: _________/ ______ tỷ lệ _____%
6. Chào cờ bế mạc:
Biên bản đại hội kết thúc vào lúc _______ ngày __________
CHỦ TỌA THƯ KÝ
_________________________________

Mẫu Biên bản kiểm phiếu bầu Ban chấp hành chi đoàn
Ngày ____ tháng ___ năm ___
BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU
BẦU BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN ________________
NHIỆM KỲ_____ (______-______)
Hôm nay vào lúc ___ giờ ____ phút, ngày ____ tháng _____ năm _____
Tại ________________________________________
Tổ bầu cử chúng tôi gồm: 
1. Đ/c ………………………………………………………….. Tổ trưởng
2. Đ/c ………………………………………………………….. Thành viên
3. Đ/c ………………………………………………………….. Thành viên

Tiến hành kiểm phiếu bầu cử Ban chấp hành ………………………………………… nhiệm kỳ ___ (______-______)

Số lượng ủy viên Ban chấp hành phải bầu là: ............ đồng chí
Danh sách ứng cử viên là: ............. đồng chí
Tổng số phiếu phát ra:…………… phiếu
Tổng số phiếu thu vào:…………… phiếu
Số phiếu hợp lệ:…………… phiếu
Số phiếu không hợp lệ:…………… phiếu
Kết quả kiểm phiếu đối với từng ứng cử viên như sau:
1. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
2. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
3. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
4. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
5. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
6. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
7. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
(Ghi theo danh sách phiếu bầu)
Căn cứ vào kết quả biểu quyết số lượng ủy viên Ban chấp hành tại đại hội đã thông qua, đối chiếu với nguyên tắc trúng cử theo quy định của điều lệ Đoàn, những đồng chí có tên sau trúng cử vào Ban chấp hành ______________ nhiệm kỳ ___ (______-______) theo thứ tự từ cao xuống thấp là:
1. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
2. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
3. Đ/c …………………………………. ………….phiếu, đạt ………..%
Biên bản kết thúc lúc ……….. giờ ………. cùng ngày.
TM. TỔ BẦU CỬ
TỔ TRƯỞNG 
(Ký và ghi rõ họ tên)
_______________________

Giấy bảo đảm của một đoàn viên giới thiệu 
GIẤY BẢO ĐẢM GIỚI THIỆU THANH NIÊN VÀO ĐOÀN
Kính gởi: Ban chấp hành chi đoàn …………………….
Tôi là: …………………………………………
Vào Đoàn ngày: …………………………..
Được sự phân công của chi đoàn, sau một thời gian cùng sinh họat, công tác, tìm hiểu và giúp đỡ, tôi nhận thấy bạn / anh (chị): ……………………… đã thể hiện những ưu, khuyết điểm sau:
- Ưu điểm: ………………………………………
- Khuyết điểm: ………………………………
Đối chiếu với điều kiện và tiêu chuẩn, tôi nhận thấy bạn / anh (chị) …………………………………… xứng đáng đứng vào hàng ngũ của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Vậy đề nghị chi đoàn xem xét